IT for You GmbH arbeitet mit der ERP-Lösung MKS Goliath.NET

25.09.2018

Das Systemhaus IT for You GmbH in Mainz-Kastel wurde 2011 von Sebastian Trutzel gegründet. Allerdings, wie der 34-jährige Geschäftsführer erklärt, „mehr aus Zufall“: Denn als sein früherer Chef ihm zur Jahreswende 2010/2011 das Angebot machte, dessen Unternehmen, einen Electronic Partner Media Store, der zuvor unter der Franchisemarke PC Spezialist firmierte, zu übernehmen, lehnte Trutzel zunächst ab. Doch als wenige Monate später, im April 2011, das Unternehmen in Insolvenz ging, nutzte er die Chance, um aus der Insolvenzmasse ein eigenes Unternehmen aufzubauen. „Mit einer Anschubfinanzierung unseres Gesellschafters, der Start-ups ideell und finanziell unterstützt,  konnten wir das Systemhaus IT for You GmbH starten.“ Mittlerweile beschäftigt das Systemhaus sechs Mitarbeiter, wobei der Geschäftsführer durchaus noch weitere Spezialisten benötigt. „Aber es ist nicht einfach, als kleines Unternehmen IT-Systemintegratoren und IT-Systemelektroniker zu finden“.

Das Unternehmen bietet vor allem Dienstleistungen und Services mit Fokus Netzwerk- und Peripheriebetreuung an. „Wir sind“, wie Trutzel sagt, „ein klassisches IT-Systemhaus, also Managed Service Partner, das überwiegend kleinere und mittlere Unternehmen mit bis zu 50 Arbeitsplätzen, aber auch Freiberufler und Selbstständige bedient“. Zum Leistungsportfolio gehören seit längerer Zeit auch Angebote im Umfeld von Microsoft 365 Cloud Services, „also Lizenzen oder Cloud-Dienstleistungen wie die Bereitstellung von Serverlösungen und Einzelarbeitsplätzen in der Cloud“. Bei Lösungen, die IT for You nicht selbst erbringen kann, nutzt Trutzel sein Netzwerk, unter anderem Emendo Systemhausgruppe, der er angehört. Und wird im Rahmen der Kundenprojekte Hardware benötigt, verlässt sich der Systemhauschef auf das Produktangebot der Wortmann AG.

Alte Warenwirtschaft für MSP ungeeignet

Mit der Komplexität der Projekte und dem starken Kundenzuwachs stieß das vorhandene Warenwirtschaftssystem an seine Grenzen, wie IT for You-Geschäftsführer Trutzel berichtet. Bis 2016 arbeitete das Unternehmen noch mit einer Lösung aus der „PC Spezialist“-Zeit, die allerdings nur über Funktionen wie der Erstellung von Angeboten und Rechnungen, Wareneingang und Warenverwaltung verfügte. „Wir hatten weder einen CRM-Zweig, mit dem ich Kundenkontakte detailliert pflegen kann, noch Dokumentationsmöglichkeiten für die Techniker oder auch eine sinnvolle Lösung für die Wartungsverträge. Auf Dauer konnten wir die anfallenden Prozesse nicht mehr effizient administrieren.“

Zukunftssicher mit MKS Goliath.NET

Für Trutzel stand fest: Da muss ein ERP-System her. Allerdings: „Ich habe relativ lange suchen müssen, bis wir unter den Angeboten auf MKS gestoßen sind.“ Nach einem ersten persönlichen Kennenlernen und mehreren Websessions stand für den Systemhauschef fest, dass bei der IT for You GmbH die ERP-Lösung MKS Goliath.NET eingeführt wird. Denn die MKS AG bietet für seine Belange exakt das richtige System. Das heißt, „alle für uns wichtigen Features werden in einem Programm vereint.“ Zum Beispiel Tablet-gestütztes Arbeiten der Techniker im Außendienst, also Zugriff auf die Aufträge, Wartungsverträge und Kundenhistorie, oder auch die Optimierung im Einkaufsbereich, die über die Bestellfunktionalität in MKS Goliath.NET realisiert wird. Außerdem Features wie die Integration von Abbildungen, Fotos und Datenblätter in Angeboten. Und nicht zuletzt deutlich mehr Transparenz in allen administrativen Abläufen. Und: „Das Programm wächst dynamisch und MKS Vorstand Michael Kempf ist jederzeit offen für individuelle Wünsche.“

Im Sommer 2016 startete das IT-Systemhaus das Projekt MKS Goliath. Neue Server-Hardware wurde angeschafft, die Testumgebung implementiert und die Mitarbeiter geschult. Geschult wurde ausschließlich über die von MKS angebotenen Webinare. Auf Vor-Ort-Schulungen wurde bewusst verzichtet, dafür aber die Ausbildungsphase per Webinare „straff organisiert“. Trotzdem, so der Geschäftsführer, hat die Schulungsphase etwa zwei Monate gedauert, teilweise bis zu vier Stunden am Tag. Insgesamt benötigten die Mitarbeiter jeweils etwa 40 Zeitstunden. „Natürlich hätten zum Beispiel die Techniker auf den Schulungsblock Wareneingang verzichten können. Doch so können sie Vor-Ort beim Kunden Produkte oder Ersatzteile ohne Umweg über die Zentrale bestellen. Außerdem soll jeder Mitarbeiter alle Prozesse verstehen.“

MKS Support steht jederzeit zur Verfügung

Als insgesamt positiv beurteilt der Systemhauschef die didaktische und fachliche Aufbereitung der Webinare. Allerdings sollte man sich dabei bewusst sein, dass verhältnismäßig viel Praxis vor und während der Seminare notwendig ist. „Als wir die Seminare abgeschlossen hatten, gab noch die eine oder andere Rückfrage. Dafür aber hatten wir aufgrund des Dezembergeschäftes keine Zeit.“ Trotzdem wurde zum geplanten Stichtag 1. Januar 2017 umgestellt, auch unterstützt durch den MKS Support, „auf den wir uns jederzeit verlassen konnten“.

Trotzdem bezeichnet Trutzel die erste Zeit „als etwas holprig, auch weil uns einfach noch die Praxis fehlte“. Mittlerweile aber ist er mit dem Ergebnis zufrieden; auch weil sich die MKS AG in Friedrichshafen darum kümmert, dass die weitergehenden Wünsche des Systemhauses in das Programm eingearbeitet werden. Gleichwohl hat Trutzel einige Funktionen wie die Verwaltung der Wartungsverträge oder das RMA-Modul noch zurückgestellt. „Das wird sofort nachgeholt, sobald wir die Zeit dazu haben.“ Als unverzichtbar und zugleich genial gelöst, beurteilt Trutzel die Ticket-Lösung. Besonders die Möglichkeit, Tickets aus einer E-Mail oder einem Anruf heraus erstellen zu können. Zudem lobt er die Übersicht sowie die Verwaltung und Zuweisung an andere Mitarbeiter als besonders gut gelungen.

„Ich kann jederzeit MKS Goliath.NET weiterempfehlen“

Stünde er heute nochmal vor der Einführung eines so komplexen und funktionellen ERP-Systems, würde Trutzel vor allem mehr Zeit für die Einführung einplanen. Nicht zuletzt auch deswegen, um nicht nur Testkunden, sondern realistische Geschäftsprozesse durchspielen zu können. Zudem würde er den Mitarbeitern und Teams mehr Zeit geben, um die Software kennenzulernen, um einen reibungslosen Start nach der Umstellung zu haben. „Das hatten wir nicht. Das hat uns viel Schweiß gekostet.“

Auf jeden Fall kann er MKS Goliath.NET jederzeit anderen Systemhäusern empfehlen. Auch wenn die Lösung nicht zu den preisgünstigen gehört, hält sie, was sie verspricht. „Das kann man von vielen anderen nicht sagen.“ Hinzu kommt, dass die MKS AG lösungsorientiert arbeitet und entwickelt. „Das ist für mich der Punkt gewesen. Denn man wird nicht allein gelassen, man bekommt auch unkompliziert eine Updateversion und der Support ist immer ansprechbar.“

www.it-foryou.com