21.11.2019
Die Anschaffung eines neuen ERP-Systems bedeutet immer eine große Veränderung im kompletten Unternehmen. ERP-Systeme versuchen einen Großteil aller Prozesse in einem Betrieb abzubilden und zu steuern. Dies ist eine durchaus komplexe Aufgabe. Die Veränderung fällt am größten aus, wenn die Firma davor mit Insellösungen gearbeitet hat, also einzelne Softwareprodukte, welche eigenständig für einen kleinen Teil an Aufgaben bzw. Prozessen zuständig war.
Es lässt sich aber beobachten, dass eine Neueinführung eines ERP-Systems meist sehr technisch geplant wird. Sicherlich ist es wichtig, dass die Migration der Daten oder andere Meilensteine wie die Abnahme geplant werden und sollten auch nicht zurückgestellt werden. Jedoch sollte ebenso eine Berücksichtigung der Auswirkungen der Veränderung für Mitarbeiter und Strukturen im Unternehmen stattfinden. Denn der Erfolg des Projekts hängt nicht nur von der technischen Funktionsfähigkeit, sondern auch von der Akzeptanz im ganzen Unternehmen ab.
Beteiligte
An einem Projekt für die Einführung eines neuen ERP-Systems sind diverse Personen beteiligt. Für eine gesamtheitliche Betrachtung ist es hilfreich, zu analysieren, wer zu welchem Zeitpunkt Einfluss auf den Erfolg des Projekts nimmt.
Vor dem Projektstart findet die Anbahnung einer Geschäftsbeziehung und die Erstellung von Angeboten, in welchen bereits erste Anforderungen besprochen werden, über den Vertrieb statt.
Sowohl beim Hersteller der ERP-Software als auch beim Kunden gibt es im Normalfall einen Projektleiter. Der Projektleiter beim Hersteller ist der erste Ansprechpartner bei Fragen und ist auf Grund seiner Expertise dafür zuständig, dass das Projekt reibungslos verläuft. Für interne Planungen beim Kunden ist dessen Projektleiter verantwortlich und dient auch als Ansprechpartner für Mitarbeiter.
Die Anwender spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Projekts. Sie müssen ihre täglichen Arbeitsweisen, welche sie sich über Jahre für spezielle Bereiche zurecht gelegt haben mit der neuen Software umsetzen.
Nach Abschluss des Projekts wird der Support den Kunden bei Problemen mit der Software und der Vertrieb im Bereich von After-Sales-Aktionen betreuen.
Barrieren
Bei den sehr komplexen ERP-Einführungen gibt es eine Menge möglicher Fehlerquellen, welche sich negativ auf das Projekt auswirken können. Oft scheitert der Erfolg von Einführungen am Widerstand der Mitarbeiter. Diese spielen eine Schlüsselrolle und dennoch werden sie viel zu oft nicht von Anfang an in den Prozess eingebunden. Jeder Mitarbeiter und jede Abteilung hat spezifische Anforderungen an eine Unternehmenssoftware. Im Vertrieb können diese ganz anders aussehen, als in der Fertigung.
Es ist wichtig, dass Mitarbeiter frühzeitig über wichtige Schritte im Projekt informiert werden, so dass sie sich nicht vor den Kopf gestoßen fühlen. Eine transparente Kommunikation baut Vertrauen auf und die betroffenen Personen wissen, was auf sie zukommt.
Des Weiteren sollten alle Mitarbeiter frühzeitig die Möglichkeit haben, sich durch Schulungen und Präsentationen Wissen anzueignen, um die neue Software vorab kennen zu lernen. Andernfalls kann es zu Frustration führen, wenn zu Beginn der Umgang mit dem neuen ERP-System schwerfällt und Arbeitsvorgänge mehr Zeit brauchen als vorher. Dann wird auch die Sinnhaftigkeit einer so schwerwiegenden Veränderung in Frage gestellt.
Instrumente
Wie kann man also Changemanagement in seine bestehende Projektplanung einbauen? Online kann man eine Vielzahl von Instrumenten und Modellen zum Thema Changemanagement finden. Viele davon sind wissenschaftlich fundiert und können dabei helfen, den Veränderungsprozess hin zu einer neuen Unternehmenssoftware zu unterstützen. Welche Modelle oder Tools passen, hängt von vielen Faktoren ab: Dem Kunden, dem Produkt, dem Hersteller, dem Zeitfenster u.v.m. Viele Modelle beinhalten bereits Punkte, welche auch in einer Projektplanung für die Einführung von ERP-Systemen relevant sind und lassen sich deshalb sehr gut mit eigenen Projektplänen kombinieren.
Fazit
Alles in allem lässt sich feststellen, dass viele Gründe dafürsprechen, Changemanagementaspekte bei der Durchführung von Projekten zur Einführung von ERP-Systemen zu berücksichtigen. Durch passende Tools und Modelle aus der Theorie, welche in der Praxis nach und nach implementiert werden können, lässt sich die Erfolgsquote erhöhen. Ein Hauptgrund hierfür ist, die Erkenntnis, dass mit einem neuen ERP-System eine große Veränderung einhergeht, welche alle Personen im Unternehmen betrifft. Diese Prozesse sollten systematisch gesteuert und nicht dem Zufall überlassen werden sollten.