25.05.2018

Die microplan Systemhaus GmbH versteht sich als kompetenter Lösungsanbieter in allen Fragen der IT.

"Ob Sie Soft- bzw. Hardware kaufen, mieten oder unsere Rechenzentrumsdienstleistungen nutzen, Netzwerke neu aufbauen oder die Pflege Ihrer Systeme komplett an uns übergeben möchten: microPLAN bietet Ihnen das ganze Spektrum der IT-Leistungen. Unsere Produkte sind entwickelt worden, um unseren Kunden Vorteile in ihrem Geschäftsumfeld zu verschaffen."

Herausforderung

Die mittelständische Unternehmensgruppe microPLAN IT-Systemhaus beschäftigt am Hauptsitz und in den fünf Niederlassungen etwa 135 Mitarbeiter. Der Umsatz liegt bei gut 15 Millionen Euro. microPlan und die zugehörigen Systemhäuser sind Mitglied des Systemhaus-Netzwerkes ServiceConnect-Gruppe, dem bundesweit 16 Systemhäuser mit mehr als 350 Mitarbeitern angehören.

Das Leistungsspektrum der Systemhausgruppe microPLAN IT-Systemhaus umfasst nicht nur das klassische Systemhausgeschäft, also IT-Infrastruktur und Telefonie, sondern auch das Rechenzentrums- und Cloud-Business für kleine und mittelständische Unternehmen sowie öffentliche Auftraggeber. Darüber hinaus bietet microPLAN als zertifizierter Datev-Systempartner Dienstleistungen für Steuerberater an. „Bereits relativ früh“, so Geschäftsführer Kornelius Kreft, „haben wir uns mit dem gesamten Cloud-Bereich befasst, den wir als ein stetig wichtiger werdendes Thema für Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen identifiziert hatten“. Die notwendige Rechenzentrumskapazität wird microPLAN von der Datev zur Verfügung gestellt und in einem eigenen RZ vorgehalten.

In der Vergangenheit arbeiteten Zentrale und Niederlassungen, wie Geschäftsführer Kreft erklärt, mit einer Warenwirtschaft, die „zwar gut angepasst war, aber zum Beispiel über kein Dokumentenmanagementsystem verfügte“. Deshalb wurde das Dokumentenmanagementsystem der Datev mit der eigenen Warenwirtschaft verknüpft. Nur: „Beide hatten kein Service-Ticketsystem.“ Die Folge: Es wurde ein eigenes Ticketsystem entwickelt. Aber: Obwohl alle drei Systeme gut miteinander kommunizierten, „fehlte die Dynamik von IT-Spezialprogrammen, die nicht nur entwickelt, sondern kontinuierlich gepflegt, optimiert und individuellen Anforderungen angepasst werden“. Außerdem mussten die Mitarbeiter ständig zwischen den Programmen wechseln. Hinzu kam, dass das System dem starken Auftrags- und Projektzuwachs nicht mehr gewachsen war. „Die Abwicklung der Prozesse und Vorgänge, vor allem, wenn sie papierlos erfolgen sollte, war mit diesen drei Systemen nicht durchgängig machbar“, erklärt Kreft.

Folglich suchten die beiden Geschäftsführer nach einem „umfassenden System, das in der Hauptsache Tools wie Serviceticket, Warenwirtschaft mit integriertem CRM-System und Dokumentenmanagement berücksichtigt – und natürlich alle Standardanwendungen für die Administration“. Mithin eine Software, die alle Systemhausbereiche abdeckt und zugleich optimale Durchgängigkeit gewährleistet. Oder wie Kreft es formuliert: „Wenn Daten in das System eingegeben werden, dann müssen sie überall dort zu finden und zu bearbeiten sein, wo sie benötigt werden.“

Lösung

„Vor zwei Jahren fassten wir den Entschluss, ein Warenwirtschaftssystem einzuführen, mit dem wir effizienter arbeiten können und das zukunftssicher ist.“ Mit einem umfangreichen Anforderungskatalog in der Tasche informierten sich die beiden Geschäftsführer bei verschiedenen Anbietern über deren ERP-Lösungen. Ihr erster Eindruck: „Ernüchternd. Es überraschte uns, wie wenig Systeme komplexe Lösungen anbieten, also alle wichtigen Bereiche in einem System abbilden können.“ Eine Ausnahme: Die MKS Software Management AG in Friedrichshafen. Der mittelständische ERP-Spezialist vom Bodensee, seit 1999 am Markt tätig, ist mit der neu entwickelten Systemhaus Edition MKS Goliath.NET unangefochtener Marktführer im Bereich ERP-Lösungen für IT-Systemhäuser. „2016 stießen wir bei unserer Suche auf die MKS und Goliath.NET. Das Produkt hat uns sehr schnell davon überzeugt, dass dieses System alle bei uns vorkommenden Bereiche abdeckt.“

Die Implementierungs- und Einführungsphase von MKS Goliath.NET bei microPLAN IT-Systemhaus wurde in zwei Schritten vorgenommen. Im September 2017 begann das Unternehmen mit dem Datenimport der Kundenstammdaten, Kundenlieferanten, die Vertragsabrechnungen sowie die monatlichen Wartungs- und sonstigen Abrechnungen. Zum Stichtag im November fand der vollständige Wechsel zu MKS Goliath.NET statt. Kreft: „Das war schon ein riesiger Akt. Aber es hat sich gelohnt, denn seitdem haben wir alle wichtigen Prozesse in einer Lösung integriert: das Ticketsystem, die Auftragsverwaltung und Buchhaltung, das Reporting, Rechnungswesen und Mahnwesen, CRM und die gesamte digitale Kommunikation.“

Insgesamt benötigte microPLAN von der Auftragsvergabe bis zur Inbetriebnahme der ERP-Lösung etwa zwölf Monate. Der Zeitaufwand war notwendig, um einige spezielle Tools ins System integrieren zu können. So wurde beispielsweise zusammen mit MKS ein Ticketboard entwickelt, das allen Anforderungen aus den Praxiserfahrungen der Techniker entsprechen sollte. Das hat zwar, so Kreft, „einige Zeit gedauert, dafür aber ist das Ergebnis aus unserer Sicht sehr gut gelungen“.

Während der Implementierungsphase stand den Systemhausmitarbeitern ständig ein Projektbetreuer der MKS AG zur Seite. Die Einführung in die ERP-Lösung fand teilweise über Webinare der MKS AG statt. Außerdem kam für eine Woche ein Projektbetreuer in das Systemhaus, um die Mitarbeiter am Standort in Emsdetten zu trainieren. „Das war uns wichtig, damit alle Mitarbeiter mit dem System arbeiten können.“

Fazit

Besonders hervorgehoben wird von den microPLAN-Geschäftsführern das Dashboard, das alle wichtigen Informationen und Änderungsmöglichkeiten übersichtlich anzeigt. Das heißt, die Systemhausmitarbeiter können, nachdem sie die Kundendaten aufgerufen haben, sofort alle wichtigen kundenbezogenen Vorgänge sehen und direkt bearbeiten: Beispielsweise offene Angebote, Zahlungsverhalten, die letzten Telefonate, wann welche Lizenzen ablaufen oder die aktuell offenen Tickets. Kornelius Kreft: „Das funktioniert superschnell. Vor allem muss ich mich nicht mehr durch allerlei Hauptmenüs oder Auswertungen hindurcharbeiten.“ Für den Geschäftsführer ist die Flexibilität des Systems ein weiterer Punkt, weshalb er nicht mehr auf MKS Goliath.NET verzichten will. Auch dass auf dem Dashboard Aktionen generiert werden können, findet er beeindruckend. „Die Benutzerführung unterstützt effektives Arbeiten.“

Zusammenfassend ist die Geschäftsführung des Systemhauses mit der Betreuung durch die MKS AG zufrieden. In einzelnen Phasen hätte man sich „zwar etwas mehr Manpower von der MKS gewünscht“, zugleich wissen aber Kreft und Mauve auch, „dass ein ERP-Anbieter wie MKS natürlich bei jedem Kunden andere Voraussetzungen und Anforderung vorfindet. Das setzt beim Anbieter viel Flexibilität voraus. Andererseits liefert MKS regelmäßig Updates, die das System und die Arbeit weiter verbessern.“

Für Kornelius Kreft „sind jetzt 90 Prozent des Weges gegangen, den wir uns mit diesem Projekt vorgenommen haben“. Als nächstes wird die Zentrale in Emsdetten die anderen Standorte auf den Umstieg vorbereiten. Er rechnet damit, dass dies bis Ende dieses Jahres abgeschlossen sein wird. „Die wichtigsten Arbeiten sind durch uns schon erledigt. Für die Standorte kommt es nur noch darauf an, dass sie ihre Arbeitsprozesse an die neue Lösung anpassen.“ Auf jeden Fall sind die beiden Geschäftsführer froh darüber, dass sie den Umstieg auf MKS Goliath.NET gewagt haben. „Eigentlich“, so Kreft, „hätten wir es bereits vor fünf Jahren tun sollen, auch wenn dies ein ordentlicher Kraftakt war.“ Und das nicht nur personell, sondern auch finanziell. Gleichwohl haben sich für die Geschäftsführung die Investitionen gelohnt: „Wenn wir den Wechsel nicht vorgenommen hätten, müssten wir vor allem in der Verwaltung zusätzliche Mitarbeiter einstellen. Ansonsten wäre die Arbeit nicht mehr zu bewältigen gewesen.“

www.microplan.de/